Une Sécrétaire de direction

Rattachement hiérarchique : Directeur ou responsable de département

La secrétaire de direction assure le secrétariat du dirigeant ou d’une direction et contribue à la bonne organisation de ses activités.

Activités et responsabilités

• Accueillir les visiteurs ;

• Répondre et filtrer les appels ;

• Tenir l’agenda ;

• Rédiger les courriers ;

• Préparer les réunions ;

• Prendre les notes ;

• Rédiger les procès-verbaux ;

• Suivre les parapheurs ;

• Organiser les déplacements ;

• Classer les documents confidentiels ;

• Préparer les dossiers ;

• Suivre les correspondances ;

• Transmettre les instructions ;

• Tenir à jour les listes de contacts ;

• Veiller à la bonne présentation du secrétariat.

Compétences techniques

• Excellente maîtrise du français ;

• Techniques de secrétariat ;

• Gestion d’agenda ;

• Prise de notes ;

• Word, Excel et PowerPoint ;

• Classement et archivage ;

• Techniques d’accueil.

Formation et expérience

• BT, BTS ou licence en secrétariat de direction ;

• 3 à 5 années d’expérience ;

• Expérience dans une direction souhaitée.

Qualités personnelles

• Présentation soignée ;

• Discrétion ;

• Courtoisie ;

• Organisation ;

• Ponctualité ;

• Diplomatie ;

• Réactivité ;

• Respect de la hiérarchie.