Politique de confidentialité

1. Objet de la politique

La présente politique décrit les conditions dans lesquelles APPM RH traite les données à caractère personnel des personnes qui :

• ›répondent à une offre d’emploi ;
• ›déposent une candidature spontanée ;
• ›demandent leur inscription dans la CVthèque d’APPM RH ;
• ›participent à un processus de recrutement ;
• ›sollicitent leur référencement comme prestataire, artisan, consultant, professionnel libéral, cabinet, entreprise, coopérative ou groupement professionnel ;
• ›sont proposées à APPM RH par un partenaire ou une entreprise cliente.

Elle s’applique aux candidatures reçues sur le site Internet d’APPM RH, par courrier électronique, par dépôt physique, par formulaire en ligne, par téléphone ou messagerie professionnelle, par l’intermédiaire d’une entreprise cliente ou d’un partenaire autorisé, ou lors d’un salon, d’une campagne de recrutement ou d’une opération de référencement.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données est APPM RH — Adresse : Sangarébougou, secteur Seydoubougou, rue 110, porte 39 (ou 05). Téléphone : 76 40 49 44. Adresse électronique : appm@groupeappm.com. Site Internet : www.groupeappm.com.

Pour toute question concernant l’utilisation de ses données personnelles, le candidat ou le prestataire peut contacter APPM RH aux coordonnées indiquées ci-dessus. APPM RH peut désigner un responsable interne chargé de la protection et de la confidentialité des données.

3. Principes appliqués par APPM RH

APPM RH s’engage à respecter les principes suivants :

3.1. Collecte loyale et transparente

Les informations sont collectées de manière claire et transparente. La personne concernée est informée de l’identité de l’organisme qui collecte ses informations, de la raison pour laquelle elles sont demandées, de l’utilisation qui en sera faite, des personnes susceptibles d’y avoir accès, de la durée de leur conservation et de ses droits sur ses données.

3.2. Finalité déterminée

Les données ne sont collectées que pour des objectifs professionnels précis, explicites et légitimes. Elles ne doivent pas être utilisées ultérieurement pour une finalité incompatible avec celle annoncée au candidat ou au prestataire.

3.3. Limitation des informations collectées

APPM RH ne demande que les informations nécessaires à l’étude d’une candidature, à l’évaluation d’un profil professionnel, à la mise en relation avec une entreprise cliente ou au référencement d’un prestataire. Les informations sans rapport direct avec les compétences, l’expérience, la disponibilité, la qualification ou les exigences du poste ne doivent pas être demandées.

3.4. Exactitude des informations

APPM RH veille, dans la mesure du possible, à ce que les informations conservées soient exactes et à jour. Les candidats et prestataires sont invités à signaler tout changement concernant notamment leurs coordonnées, leur situation professionnelle, leurs qualifications, leur disponibilité, leurs références et leurs zones d’intervention.

3.5. Durée de conservation limitée

Les données sont archivées ou rendues anonymes lorsqu’elles ne sont plus nécessaires aux objectifs pour lesquels elles ont été collectées.

3.6. Confidentialité et sécurité

APPM RH met en place des mesures administratives, humaines, physiques et informatiques destinées à protéger les informations contre la perte, la destruction, l’altération, la divulgation non autorisée, le vol, l’accès frauduleux et l’utilisation abusive.

4. Catégories de données collectées

Selon la nature de la candidature ou du référencement, APPM RH peut collecter les catégories d’informations suivantes.

4.1. Informations d’identification

Nom et prénom ; date et lieu de naissance lorsque cela est nécessaire ; nationalité uniquement lorsque la réglementation ou le poste le justifie ; photographie professionnelle lorsqu’elle est utile et librement fournie ; numéro de pièce d’identité seulement lorsque sa vérification est nécessaire ; signature.

4.2. Coordonnées

Adresse de résidence ; commune, région ou pays ; numéro de téléphone ; numéro WhatsApp ; adresse électronique ; personne à contacter en cas de besoin, uniquement à une étape avancée lorsque cela est nécessaire.

4.3. Informations professionnelles

Curriculum vitae ; profession ou métier ; domaine de compétence ; spécialisation ; expériences professionnelles ; employeurs précédents ; fonctions exercées ; références professionnelles ; réalisations ; disponibilité ; mobilité géographique ; prétentions salariales ou tarifs professionnels ; permis de conduire ; habilitations ou autorisations professionnelles.

4.4. Informations relatives à la formation

Diplômes ; certificats ; attestations de formation ; établissements fréquentés ; langues parlées ; compétences informatiques ; qualifications techniques.

4.5. Informations relatives aux entreprises et prestataires

Pour les prestataires, cabinets, artisans ou groupements, APPM RH peut demander : dénomination ou raison sociale ; forme juridique ; adresse du siège ; nom du responsable ; RCCM ; numéro d’identification fiscale ; agrément ou autorisation d’exercice ; effectifs ; moyens matériels ; références professionnelles ; attestations de bonne exécution ; zones d’intervention ; catalogue ou présentation des services.

4.6. Informations issues du processus d’évaluation

APPM RH peut conserver les résultats d’entretiens et de tests professionnels, les comptes rendus d’évaluation, les appréciations des recruteurs, les vérifications de références, le statut de la candidature et les correspondances échangées avec le candidat. Ces appréciations doivent être objectives, professionnelles et directement liées au poste ou à la prestation recherchée.

5. Informations qui ne doivent pas être demandées sans nécessité

APPM RH s’interdit de demander systématiquement des informations excessives ou sans rapport avec l’emploi ou la prestation. Sauf obligation légale ou nécessité particulière clairement justifiée, APPM RH ne demande pas :

• ›les opinions politiques ;
• ›l’appartenance syndicale ;
• ›la religion ;
• ›l’origine ethnique ;
• ›la situation médicale détaillée ;
• ›les informations relatives à la vie privée ou sexuelle ;
• ›les mots de passe personnels ;
• ›les informations bancaires au stade initial de la candidature ;
• ›les antécédents judiciaires sans lien avec les exigences du poste ;
• ›les informations détaillées sur les membres de la famille ;
• ›toute autre information sans rapport direct avec l’aptitude professionnelle.

Les données médicales ou judiciaires éventuellement nécessaires doivent être collectées uniquement dans les conditions prévues par la réglementation et avec des garanties renforcées.

6. Finalités de la collecte

Les données collectées peuvent être utilisées pour :

• ›recevoir et enregistrer les candidatures ;
• ›constituer et gérer une CVthèque ;
• ›identifier des profils correspondant aux besoins des entreprises clientes ;
• ›évaluer les compétences, les qualifications et l’expérience ;
• ›organiser les entretiens et les tests ;
• ›vérifier les diplômes, certificats et références professionnelles ;
• ›proposer un candidat à une entreprise cliente ;
• ›répondre aux demandes de recrutement ou de mise à disposition de personnel ;
• ›constituer un répertoire de prestataires, artisans, consultants et groupements ;
• ›solliciter des devis ou des propositions techniques ;
• ›contacter les personnes lorsqu’une opportunité correspondant à leur profil est disponible ;
• ›assurer le suivi administratif des candidatures ;
• ›prévenir les fraudes et vérifier l’authenticité des documents ;
• ›produire des statistiques internes anonymisées ;
• ›respecter les obligations légales et réglementaires applicables.

Les données ne doivent pas être vendues ni utilisées à des fins commerciales étrangères au recrutement ou au référencement professionnel.

7. Base et consentement au traitement

La personne concernée doit recevoir une information claire avant ou au moment de la collecte de ses données. Lorsque le traitement repose sur son consentement, celui-ci doit être libre, spécifique, éclairé, exprimé par une action positive et distinct d’une simple absence d’opposition.

Le consentement peut être recueilli au moyen d’une case à cocher non présélectionnée, d’une signature ou d’une validation électronique. Le refus d’autoriser l’inscription dans la CVthèque n’empêche pas nécessairement l’étude d’une candidature pour un poste déterminé ; dans ce cas, les données sont uniquement utilisées pour le recrutement concerné.

8. Mention de consentement proposée

La mention suivante peut être placée au bas du formulaire : « Je reconnais avoir pris connaissance de la politique de confidentialité d’APPM RH. J’autorise APPM RH à collecter, enregistrer et traiter les informations contenues dans mon dossier afin d’étudier ma candidature, de vérifier mes références et de me contacter dans le cadre d’opportunités professionnelles correspondant à mon profil. »

Une deuxième case, séparée et facultative, doit être prévue pour la CVthèque : « J’accepte que mon profil soit conservé dans la CVthèque d’APPM RH et qu’il soit consulté pour de futures opportunités professionnelles. »

Une troisième case peut être prévue pour la transmission aux clients : « J’autorise APPM RH à transmettre mon CV et les informations professionnelles pertinentes à une entreprise cliente intéressée par mon profil. Je comprends que les informations sans lien avec l’opportunité ne doivent pas être communiquées. »

9. Transmission aux entreprises clientes

APPM RH peut transmettre certaines informations aux entreprises clientes lorsqu’une opportunité correspond au profil du candidat ou du prestataire. La transmission doit être limitée aux données professionnelles nécessaires, notamment le CV, les qualifications, les expériences, les compétences, la disponibilité, les références pertinentes et les coordonnées lorsque leur communication est nécessaire.

APPM RH ne doit pas transmettre inutilement une copie complète de la pièce d’identité, des informations bancaires, des données médicales, des informations familiales ni des documents confidentiels sans rapport avec le poste.

L’entreprise cliente destinataire doit être informée du caractère confidentiel des informations reçues et ne doit pas les utiliser à d’autres fins.

10. Vérification des références

APPM RH peut contacter les anciens employeurs, clients ou personnes de référence indiqués par le candidat ou le prestataire. Cette vérification doit porter uniquement sur des éléments professionnels, tels que les fonctions occupées, la période d’emploi ou d’intervention, les compétences, la qualité du travail, le respect des engagements et les motifs professionnels de fin de collaboration lorsque leur communication est licite.

Le candidat doit être informé avant la prise de contact avec ses références, notamment lorsque son employeur actuel est concerné.

11. Décisions de recrutement

Les décisions de recrutement ne doivent pas être fondées uniquement sur un traitement automatisé ou informatique. Les logiciels, tableaux de classement ou outils d’intelligence artificielle peuvent faciliter la présélection, mais une intervention humaine doit être maintenue avant toute décision importante.

Les critères utilisés doivent être objectifs, pertinents, non discriminatoires, liés au poste, compréhensibles et régulièrement vérifiés.

12. Durée de conservation

Les dossiers des candidats recrutés sont transférés dans leur dossier professionnel et conservés selon les obligations applicables à la gestion du personnel.

Pour les candidats non retenus :

• ›les données relatives à une candidature déterminée peuvent être conservées pendant une période raisonnable nécessaire à la clôture du recrutement ;
• ›l’inscription dans la CVthèque peut être maintenue pendant une durée initiale recommandée de deux ans à compter du dernier contact ou de la dernière mise à jour du dossier ;
• ›une confirmation peut être demandée avant le renouvellement de la conservation ;
• ›la personne peut demander la suppression de son dossier à tout moment.

Pour les prestataires référencés, les informations peuvent être conservées pendant la durée du référencement, sous réserve d’une vérification ou d’une actualisation périodique. APPM RH procède au moins une fois par an à l’examen des dossiers afin de supprimer les dossiers devenus inutiles, identifier les profils inactifs, demander une mise à jour, archiver les informations nécessaires et corriger les informations obsolètes.

13. Destinataires des informations

L’accès aux données est limité aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions, notamment :

• ›le personnel habilité du service recrutement ;
• ›la direction d’APPM RH ;
• ›les responsables des ressources humaines ;
• ›les consultants en recrutement autorisés ;
• ›les entreprises clientes concernées ;
• ›les prestataires informatiques chargés de l’hébergement ou de la maintenance, dans les limites de leur mission ;
• ›les autorités légalement habilitées, lorsqu’une obligation l’impose.

Chaque personne ayant accès aux données est tenue à une obligation de confidentialité.

14. Sécurité de la base de données

APPM RH met en place des mesures proportionnées à la nature et au volume des données traitées.

14.1. Mesures organisationnelles

• ›désigner les personnes autorisées à consulter les dossiers ;
• ›limiter les accès en fonction des responsabilités ;
• ›faire signer des engagements de confidentialité ;
• ›former le personnel aux règles de protection des données ;
• ›tenir un registre des personnes ayant accès à la CVthèque ;
• ›établir une procédure de création et de suppression des accès ;
• ›réviser régulièrement les droits d’accès ;
• ›éviter l’envoi non sécurisé de CV à plusieurs destinataires ;
• ›encadrer les prestataires externes par des obligations de confidentialité.

14.2. Mesures informatiques

• ›protéger les comptes par des mots de passe robustes ;
• ›utiliser, lorsque cela est possible, une authentification à deux facteurs ;
• ›mettre régulièrement à jour les logiciels ;
• ›installer des protections contre les virus et les accès frauduleux ;
• ›chiffrer les équipements ou supports contenant des données sensibles ;
• ›effectuer des sauvegardes régulières et les conserver dans un emplacement sécurisé ;
• ›journaliser les connexions et modifications importantes ;
• ›bloquer automatiquement les sessions inactives ;
• ›éviter de conserver les dossiers sur des téléphones ou ordinateurs personnels non sécurisés.

14.3. Mesures physiques

• ›conserver les dossiers papier dans des armoires fermées ;
• ›limiter l’accès aux bureaux et archives ;
• ›ne pas laisser les CV visibles sur les tables, imprimantes ou espaces publics ;
• ›détruire les documents devenus inutiles au moyen d’un destructeur ou d’un procédé sécurisé ;
• ›protéger les serveurs, ordinateurs et supports de sauvegarde contre le vol et les dommages.

15. Gestion des incidents

Tout agent qui constate une perte, un vol, une destruction, une divulgation ou un accès non autorisé doit immédiatement informer la personne responsable de la protection des données chez APPM RH. APPM RH doit alors :

• ›identifier la nature de l’incident ;
• ›limiter rapidement ses conséquences ;
• ›protéger les comptes ou équipements concernés ;
• ›rechercher les données touchées ;
• ›conserver une trace de l’incident ;
• ›prendre les mesures correctives nécessaires ;
• ›informer les personnes concernées et les autorités compétentes lorsque la réglementation l’exige.

Les incidents ne doivent pas être dissimulés.

16. Droits des candidats et prestataires

Toute personne concernée peut, dans les conditions prévues par la réglementation :

• ›demander si APPM RH détient des données la concernant ;
• ›obtenir l’accès aux informations conservées ;
• ›demander la correction d’informations inexactes ou incomplètes ;
• ›mettre à jour son CV ou ses coordonnées ;
• ›demander la suppression de son dossier lorsque sa conservation n’est plus justifiée ;
• ›s’opposer à certaines utilisations de ses données ;
• ›retirer son consentement pour la conservation dans la CVthèque ;
• ›demander que son profil ne soit plus transmis aux entreprises clientes ;
• ›demander des explications sur le traitement de sa candidature.

Le retrait du consentement ne remet pas en cause les traitements légalement effectués avant ce retrait.

17. Procédure d’exercice des droits

La demande peut être adressée à APPM RH – Service chargé de la protection des données. Adresse : Sangarébougou, secteur Seydoubougou, rue 110, porte 39 (ou 05). Téléphone : 76 40 49 44. Courriel : appm@groupeappm.com.

La demande doit permettre d’identifier clairement la personne et préciser son objet. APPM RH répond dans un délai raisonnable et peut demander un justificatif d’identité lorsque cela est nécessaire pour éviter qu’un tiers n’accède frauduleusement aux informations. La copie de la pièce d’identité fournie à cette occasion ne doit pas être conservée au-delà du temps nécessaire à la vérification de l’identité, sauf obligation légale contraire.

18. Réclamation

En adhérant aux conditions d’utilisation et à la présente politique, l’utilisateur reconnaît le cadre dans lequel APPM RH conserve et utilise les données, dans le respect des finalités décrites ci-dessus.

19. Données reçues d’un tiers

Lorsqu’un CV est transmis par un tiers, APPM RH doit s’assurer que la personne concernée a été informée ou qu’elle a autorisé cette transmission. APPM RH doit informer le candidat, dans un délai raisonnable :

• ›de la réception de son dossier ;
• ›de l’identité de la personne ou de l’organisme qui l’a transmis, lorsque cela est possible ;
• ›de l’utilisation prévue de ses informations ;
• ›de ses droits.

En l’absence d’accord ou de fondement valable, le dossier ne doit pas être conservé dans la CVthèque.

20. Réseaux sociaux et recherches en ligne

APPM RH ne doit pas collecter systématiquement des informations personnelles figurant sur les réseaux sociaux privés des candidats. Une recherche en ligne ne peut être réalisée que lorsqu’elle est utile au poste concerné, limitée aux informations professionnelles accessibles légalement, proportionnée à l’objectif poursuivi et dépourvue de critères discriminatoires.

Les informations relatives à la vie privée qui ne présentent aucun lien avec le poste ne doivent pas être utilisées dans la décision.

21. Sous-traitants et hébergement

Lorsque APPM RH confie l’hébergement, la maintenance ou la gestion de sa plateforme de recrutement à un prestataire externe, celui-ci doit :

• ›agir uniquement sur instruction d’APPM RH ;
• ›garantir la confidentialité ;
• ›mettre en place des mesures de sécurité adaptées ;
• ›ne pas utiliser les données pour son propre compte ;
• ›restituer ou supprimer les données à la fin de la prestation ;
• ›signaler immédiatement tout incident de sécurité.

Un accord écrit doit préciser les obligations du prestataire en matière de protection des données.

22. Transfert ou hébergement hors du Mali

Lorsque des données sont hébergées ou accessibles depuis un autre pays, APPM RH doit vérifier que leur transfert respecte les règles applicables et offre un niveau de protection suffisant. Les candidats doivent être informés lorsqu’un service d’hébergement ou un logiciel de recrutement entraîne un transfert international de leurs données.

23. Formalités auprès de l’APDP

Avant la mise en exploitation de la CVthèque, du formulaire électronique ou d’un logiciel de recrutement, APPM RH doit examiner les formalités applicables auprès de l’Autorité de Protection des Données à caractère Personnel. Selon la nature du traitement, une déclaration, une demande d’autorisation ou une autre formalité préalable peut être exigée. La présente politique ne remplace pas les formalités réglementaires ni l’accompagnement d’un professionnel compétent.

24. Engagement des collaborateurs d’APPM RH

Tout collaborateur intervenant dans le recrutement s’engage à :

• ›utiliser les dossiers exclusivement à des fins professionnelles ;
• ›ne pas communiquer les données à des personnes non autorisées ;
• ›ne pas conserver de copies personnelles des CV ;
• ›ne pas publier les informations des candidats ;
• ›ne pas utiliser les coordonnées à des fins privées ou commerciales ;
• ›protéger les mots de passe et moyens d’accès ;
• ›signaler les incidents ;
• ›restituer les dossiers et supprimer les copies à la fin de sa mission.

L’obligation de confidentialité demeure applicable après le départ du collaborateur.

25. Mise à jour de la politique

La présente politique peut être modifiée pour tenir compte de l’évolution de la réglementation, des recommandations de l’autorité compétente, des changements dans les activités d’APPM RH, de l’utilisation de nouveaux logiciels ou outils de recrutement et de l’évolution des mesures de sécurité. La version actualisée est publiée sur le site Internet d’APPM RH avec sa date d’entrée en vigueur.

26. Entrée en vigueur

La présente politique entre en vigueur le 30 septembre 2026. Approuvée par : Sékou Diakité. Moustaph Diakité (Directeur).